KI-Notetaker in Meetings und Mandantengesprächen: zulässig oder nicht?

In vielen Organisationen läuft die Diskussion über KI-gestützte Meeting-Notetaker nach demselben Muster: Der Mehrwert ist dem Team klar, aber bei der rechtlichen Einordnung tauchen viele Fragen auf, rund um Einwilligung, Strafbarkeit und Compliance. Hier besteht viel Unsicherheit.

Dabei ist die Rechtslage oft eindeutiger, als viele denken. In diesem Beitrag finden Sie Antworten auf die Fragen, die in der Praxis wirklich zählen, für interne Meetings ebenso wie für Gespräche mit Mandant:innen.

Aufzeichnung oder Transkription: Was ist der Unterschied?

Kurz: Bei einer Aufzeichnung wird das Audio dauerhaft gespeichert, bei einer Live-Transkription bleibt am Ende vor allem der Text. Was genau gespeichert wird, hängt von Tool und Einstellung ab.

Beim Recording wird das Audiosignal dauerhaft gespeichert, entsprechend hoch ist die Eingriffsintensität. Bei der Live-Transkription wird das Audiosignal verarbeitet, um daraus Text zu erzeugen, gespeichert wird der Text. Ob und wie lange das Audio dabei im System bleibt, hängt vom Tool und seinen Einstellungen ab. Prüfen Sie das in der Dokumentation des Anbieters, bevor Sie sich darauf verlassen. Für den datenschutzkonformen Einsatz ist dieser Unterschied eine wichtige Grundlage.

Ein Beispiel ist Microsoft Teams. Für Copilot gibt es dort die Option „Nur während der Besprechung“. Laut Microsoft basiert sie auf Audiodaten der Spracherkennung, „die nach dem Ende der Besprechung oder des Ereignisses nicht gespeichert werden“. Zugleich weist Microsoft darauf hin, dass Copilot-Prompts und -Antworten je nach Aufbewahrungsrichtlinie aus Compliancegründen möglicherweise aufbewahrt werden, auch wenn Aufzeichnung und Transkription ausgeschaltet sind. Ab Werk verlangt Teams für Copilot ein gespeichertes Transkript, die Option ohne Transkript müssen Admins erst per Richtlinie erlauben. In durchgehend verschlüsselten Besprechungen steht Copilot gar nicht zur Verfügung.

Welche Rechtsgrundlage brauchen Sie nach der DSGVO?

Kurz: Meist das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, mit dokumentierter Interessenabwägung. Eine Einwilligung ist im Arbeitsalltag selten der tragfähige Weg.

Wer personenbezogene Daten verarbeiten will, braucht eine Rechtsgrundlage. Viele gehen dabei direkt davon aus, dass dies eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sein muss. Im geschäftlichen Kontext ist das aber selten ein gangbarer Weg. Einwilligungen sind im Beschäftigungsverhältnis selten wirklich freiwillig, jederzeit widerrufbar und operativ kaum praktikabel. Der robustere Weg ist das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, mit einer strukturierten, dokumentierten Interessenabwägung.

Drei Punkte verdienen dabei besondere Aufmerksamkeit:

• Sprechererkennung: Ordnet ein Tool Wortbeiträge anhand eines Stimmprofils einer Person zu, kann das eine Verarbeitung biometrischer Daten zur eindeutigen Identifizierung sein. Die ist nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO grundsätzlich untersagt, sofern keine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO greift. Dasselbe gilt für Gesundheitsdaten, die im Gespräch zur Sprache kommen.
• Anbieter: Der Anbieter des Tools verarbeitet die Daten in aller Regel in Ihrem Auftrag. Die Datenschutzkonferenz hält in ihrer Orientierungshilfe zu KI vom Mai 2024 fest, dass dann eine Vereinbarung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO abzuschließen ist. Vorzugswürdig sind nach der DSK Anwendungen, die Ein- und Ausgabedaten nicht zum Training verwenden.
• Transparenz: Informieren Sie alle Teilnehmenden vorab über Zweck und Umfang der Verarbeitung, etwa schon in der Einladung (Art. 13 DSGVO). Sitzt der Anbieter außerhalb der EU, brauchen Sie für die Übermittlung zudem eine Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO.

Ist eine Live-Transkription strafbar nach § 201 StGB?

Kurz: Strafbar ist, wer das nichtöffentlich gesprochene Wort unbefugt aufnimmt oder mit einem Abhörgerät abhört. Wer alle Teilnehmenden vorher informiert und ihr Einverständnis einholt, ist auf der sicheren Seite.

§ 201 StGB schützt die Vertraulichkeit des Wortes. Strafbar macht sich, wer das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt auf einen Tonträger aufnimmt (Abs. 1 Nr. 1). Ebenso, wer das nicht zu seiner Kenntnis bestimmte nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen mit einem Abhörgerät abhört (Abs. 2 S. 1 Nr. 1). Schon der Versuch ist strafbar.

Ob eine Live-Transkription ohne gespeicherte Audiospur eine Aufnahme auf einen Tonträger ist, hat die Rechtsprechung, soweit ersichtlich, noch nicht entschieden. Wenn keine Audiospur dauerhaft gespeichert und die Nutzung transparent kommuniziert wird, sprechen gute Argumente dafür, dass der Tatbestand des § 201 StGB nicht erfüllt ist. Allein darauf verlassen sollten Sie sich nicht. Die sichere Linie ist einfach: Informieren Sie alle Teilnehmenden vor Beginn und holen Sie ihr Einverständnis ein. Heimliche Aufnahmen bleiben strafbar.

Wann wird ein KI-Notetaker zum Problem nach der KI-Verordnung?

Kurz: Wenn er Emotionen von Beschäftigten erkennt oder ihre Leistung bewertet. Das eine ist verboten, das andere löst Hochrisiko-Pflichten aus.

Kritisch wird es, wenn das Tool Emotionen erkennt oder zur Leistungsbewertung von Beschäftigten eingesetzt wird. KI-Systeme, die am Arbeitsplatz Emotionen ableiten, sind nach Art. 5 Abs. 1 lit. f KI-VO seit dem 2. Februar 2025 verboten, außer aus medizinischen oder Sicherheitsgründen. Systeme, die die Leistung und das Verhalten von Beschäftigten beobachten und bewerten sollen, zählen nach Anhang III Nr. 4 lit. b KI-VO zu den Hochrisiko-Systemen.

Daraus folgt ein Risiko, das viele unterschätzen. Setzen Sie ein Tool für einen solchen Zweck ein, obwohl es dafür nicht gebaut wurde, kann Ihr Unternehmen ungewollt selbst zum Anbieter werden, mit allen Hochrisiko-Pflichten, die sich aus der KI-VO ergeben (Art. 25 Abs. 1 lit. c KI-VO).

Achten Sie deshalb darauf, wofür das Tool intern tatsächlich genutzt wird, nicht nur darauf, wofür es angeschafft wurde. Wo ein Betriebsrat besteht, gehört er früh an den Tisch: Ein Tool, das Gespräche von Beschäftigten erfasst, ist geeignet, Verhalten oder Leistung zu überwachen, und unterliegt damit in der Regel der Mitbestimmung (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Was gilt in Gesprächen mit Mandanten?

Kurz: Zusätzlich die anwaltliche Verschwiegenheit. Der Anbieter des Notetakers kann von Mandatsgeheimnissen Kenntnis nehmen, also gelten die Regeln für Dienstleister aus § 43e BRAO.

In einem Mandantengespräch kommt die Verschwiegenheitspflicht hinzu (§ 43a Abs. 2 BRAO). Ein Notetaker-Anbieter, der das Gespräch verarbeitet, kann von Mandatsgeheimnissen Kenntnis nehmen. Nach den Hinweisen der Bundesrechtsanwaltskammer genügt dafür schon, dass er die Möglichkeit dazu hat.

Damit greift § 43e BRAO. Sie müssen den Anbieter sorgfältig auswählen und ihn in einem Vertrag in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten, mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen. Zugang erhält er nur, soweit das erforderlich ist. Bei Anbietern im Ausland muss der Schutz der Geheimnisse vergleichbar sein. Und dient der Dienst unmittelbar einem einzelnen Mandat, braucht es die Einwilligung der Mandantschaft.

Eine allgemeine Pflicht, Mandant:innen über den Einsatz von KI zu informieren, sieht die BRAK nicht. Sie empfiehlt aber einen transparenten Umgang und im Zweifel eine vertragliche Regelung. Bei einem Notetaker im Gespräch informieren Sie ohnehin, schon wegen § 201 StGB und Art. 13 DSGVO.

Welche Fragen sollten Sie vor dem Einsatz klären?

Kurz: Fünf Fragen genügen für eine erste Einordnung: Audio, Stimme, Themen, Bewertung, Transparenz.

Frage	Warum sie zählt	Regel
Speichert das Tool Audio dauerhaft?	Eine Aufnahme ohne Einverständnis kann strafbar sein.	§ 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB
Verknüpft es Stimme mit Namen?	Ein Stimmprofil kann zu den biometrischen Daten zählen.	Art. 9 Abs. 1 DSGVO
Kommen sensible Themen vor?	Gesundheitsdaten und Mandatsgeheimnisse sind besonders geschützt.	Art. 9 Abs. 1 DSGVO, § 43a Abs. 2 BRAO
Bewertet es Mitarbeitende oder erkennt es Emotionen?	Emotionserkennung am Arbeitsplatz ist verboten, Leistungsbewertung hochriskant.	Art. 5 Abs. 1 lit. f und Anhang III Nr. 4 lit. b KI-VO
Wird der Einsatz verheimlicht?	Alle Teilnehmenden müssen vorher Bescheid wissen.	Art. 13 DSGVO, § 201 StGB

Welche Mindeststandards sollten Sie setzen?

Kurz: Kein dauerhafter Audiomitschnitt, klare Löschfristen, enge Berechtigungen, Transparenz und bei sensibler Nutzung eine Datenschutz-Folgenabschätzung.

Wichtig ist, sinnvolle technische und organisatorische Maßnahmen zu etablieren, die die Daten und die Integrität des Meetings schützen. Dazu gehören zum Beispiel:

• Kein dauerhafter Audiomitschnitt, wenn er nicht wirklich gebraucht wird
• Definierte Löschfristen für Transkripte und Zusammenfassungen
• Ein restriktives Berechtigungskonzept: Wer darf welches Transkript sehen?
• Transparenz: Hinweis in der Einladung und zu Beginn des Meetings
• Ein Auftragsverarbeitungsvertrag und, bei Mandatsbezug, ein Vertrag nach § 43e BRAO
• Funktionen wie Emotionserkennung oder die Bewertung einzelner Sprecher:innen ausgeschaltet
• Bei systematischer oder sensibler Nutzung eine Datenschutz-Folgenabschätzung

Ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung Pflicht ist, richtet sich nach Art. 35 Abs. 1 DSGVO: Sie ist nötig, wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen mit sich bringt. Beim Einsatz von KI-Anwendungen ist das nach Einschätzung der Datenschutzkonferenz vielfach der Fall.

Lohnt sich der Aufwand?

Kurz: Ja. Mit klaren Regeln lassen sich KI-Notetaker in den allermeisten Fällen rechtskonform einsetzen.

Natürlich kann dieser Beitrag nur die aktuelle Diskussion einordnen und keine Einzelfallprüfung ersetzen. Doch in den allermeisten Fällen gibt es technische und organisatorische Maßnahmen, um KI-Notetaker im Geschäftskontext rechtskonform einzusetzen.

Der Aufwand lohnt sich: Alle können besser zuhören, weil niemand mehr mitschreiben muss. Aufgaben und Entscheidungen werden sauber nachgehalten, und auch zwei Wochen nach einem Termin sind die wichtigen Entscheidungen noch auffindbar. Wie Sie den Nutzen solcher Tools im Team sichtbar machen, ohne einzelne Personen zu bewerten, lesen Sie in KI-Einsatz im Team messbar machen.

Welche Frage stellen Sie sich, wenn es um den rechtskonformen Einsatz von KI-Notetakern geht?

Häufige Fragen

Ist ein KI-Notetaker in Microsoft Teams datenschutzkonform?

Das hängt von Einstellung und Vertrag ab. Bei der Copilot-Option „Nur während der Besprechung“ werden die Audiodaten der Spracherkennung laut Microsoft nach dem Ende der Besprechung nicht gespeichert, Prompts und Antworten können aber aus Compliancegründen aufbewahrt werden. Rechtsgrundlage, Information der Teilnehmenden und Löschfristen müssen Sie trotzdem selbst regeln.

Brauche ich die Einwilligung aller Teilnehmenden?

Datenschutzrechtlich ist meist das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die tragfähigere Grundlage. Strafrechtlich sieht es anders aus: Wird das Gespräch aufgenommen, sollten alle Teilnehmenden vorher informiert und einverstanden sein, sonst droht eine Strafbarkeit nach § 201 StGB.

Darf ich einen KI-Notetaker im Mandantengespräch nutzen?

Ja, wenn der Anbieter die Anforderungen des § 43e BRAO erfüllt, ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht und Ihre Mandantschaft vorher Bescheid weiß. Dient der Dienst unmittelbar einem einzelnen Mandat, braucht es zusätzlich die Einwilligung der Mandantschaft.

Wann brauche ich eine Datenschutz-Folgenabschätzung?

Wenn die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen mit sich bringt (Art. 35 Abs. 1 DSGVO). Nach Einschätzung der Datenschutzkonferenz ist das beim Einsatz von KI-Anwendungen vielfach der Fall, etwa bei systematischer Nutzung oder sensiblen Gesprächsinhalten.

Quellen

• § 201 Strafgesetzbuch (Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes), abgerufen am 27.10.2026
• Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679, abgerufen am 27.10.2026
• Verordnung (EU) 2024/1689 über künstliche Intelligenz (KI-Verordnung), abgerufen am 27.10.2026
• Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz (6. Mai 2024), abgerufen am 27.10.2026
• Microsoft Learn: Verwalten von Microsoft Copilot in Teams-Besprechungen und -Veranstaltungen, abgerufen am 27.10.2026
• § 43a Bundesrechtsanwaltsordnung (Grundpflichten), abgerufen am 27.10.2026
• § 43e Bundesrechtsanwaltsordnung (Inanspruchnahme von Dienstleistungen), abgerufen am 27.10.2026
• Bundesrechtsanwaltskammer: Hinweise zum Einsatz von künstlicher Intelligenz (Stand Dezember 2024), abgerufen am 27.10.2026
• § 87 Betriebsverfassungsgesetz (Mitbestimmungsrechte), abgerufen am 27.10.2026